Erstellung korrekter Geschäftsunterlagen

Geschäftsunterlagen dienen dazu, unsere Tätigkeiten nachzuverfolgen und fundierte, zukunftsorientierte Entscheidungen zu treffen. Deshalb sind wir alle dafür verantwortlich, Unterlagen zu erstellen und aufzubewahren, die vollständig, genau und aktuell sind.

Roadmap zum Erfolg

Achte bei jeder Transaktion und bei jedem von dir erstellten Dokument auf Klarheit, Vollständigkeit und Fristnähe. Befolge unsere Richtlinien und internen Kontrollen sowie die geltenden Gesetze, Buchhaltungspraktiken und Vorschriften.
Erstelle niemals falsche oder irreführende Aufzeichnungen und lasse dich nicht von anderen dazu drängen.
Befolge die Richtlinien zur Aufbewahrung von Unterlagen und die Aufbewahrungsfristen von CDM Smith. Vernichte niemals Unterlagen, die für einen Rechtsstreit, eine Untersuchung oder eine Überprüfung angefordert wurden.
Stelle genaue, vollständige und zeitnahe Informationen bereit, wenn du im Namen von CDM Smith autorisierte Finanzinformationen offenlegst.
Melde verdächtige Buchhaltungstätigkeiten oder ungenaue Aufzeichnungen sofort.
Zeichne deine Arbeitszeiten genau auf. Gib weder zu viele noch zu wenige Arbeitsstunden an.

Denke darüber nach:

F: Ich habe diese Woche an zwei verschiedenen Projekten gearbeitet: Eines ist ein kommerzielles Entwicklungsprojekt im privaten Sektor und das andere ist ein vom Bund finanziertes Infrastrukturprojekt. Ich habe die meiste Zeit mit dem Bundesprojekt verbracht, aber die Projektmanagerin hat mich gebeten, mehr meiner Arbeitsstunden dem kommerziellen Auftrag zuzuordnen, „um die Dinge sauber zu halten“, da das Bundesprojekt kurz vor Erreichen seiner Budgetgrenze steht und derzeit geprüft wird. Sie sagte, dies sei keine große Sache, da ich sowieso an beiden Aufträgen gearbeitet habe und sie weiß, dass der kommerzielle Auftrag weit unter unserem Budget liegt. Ist das in Ordnung?

A: Nein, hier handelt es sich um einen schwerwiegenden Verstoß gegen unsere Zeiterfassungsrichtlinien und möglicherweise auch gegen Bundesgesetze. Die Arbeitszeit muss immer genau entsprechend der geleisteten Arbeit erfasst werden. Die falsche Zuordnung von Arbeitsstunden, insbesondere bei staatlich finanzierten Projekten, kann als Betrug gelten und rechtliche, finanzielle und rufschädigende Konsequenzen für das Unternehmen und die beteiligten Personen nach sich ziehen. Wenn du jemals aufgefordert wirst, deine Stundenzettel zu ändern, solltest du dies sofort deinem Vorgesetzten, der Compliance-Abteilung oder der Personalabteilung melden.

Eine Frau in Freizeitkleidung sitzt in einem Raum an einem Schreibtisch mit einem Laptop.

Alles auf einen Blick

FN.0500.01 Spesenabrechnung

FN.0500.03 Arbeitszeitrichtlinie

Wir schützen unser Unternehmen

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