Bekämpfung von Betrug

Bei der Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern handelt es sich selten um einfache Transaktionen. Wir können nicht einfach einen Barcode scannen, und sie können nicht einfach mit ihrer Kreditkarte zahlen. Ausgaben müssen sorgfältig dokumentiert, belegt und gemeldet werden. Die geleistete Arbeitszeit muss in den Stundenzetteln der einzelnen Mitarbeitenden genau erfasst und anschließend vom zuständigen Vorgesetzten geprüft und genehmigt werden. Und wir alle sind dafür verantwortlich, diese Aufzeichnungen betrugsfrei zu halten.

Ein Mann mit einer Weste sitzt an einem Schreibtisch mit einem PC und zeigt auf den Bildschirm.

Roadmap zum Erfolg

Trage zur Führung genauer Aufzeichnungen bei, indem du sicherstellst, dass alle Stundenzettel, Spesenabrechnungen und Kundenrechnungen vollständig, ehrlich und unverzüglich eingereicht werden.
Führungskräfte sollten ihre Mitarbeitenden niemals unter Druck setzen, Stundenzettel oder Spesenabrechnungen zu ändern. Achte darauf, dass die dir unterstellten Mitarbeitenden die ihnen zustehenden Pausen einhalten und niemals außerhalb der Arbeitszeit arbeiten.
Bewahre bei Bedarf Nachweise und Quittungen auf.
Berechne einem Kunden niemals absichtlich zu hohe Preise für Dienstleistungen. Wenn du eine versehentliche zu hohe Abrechnung entdeckst, ignoriere diese nicht. Sprich das Problem an und ergreife korrigierende Maßnahmen.

Denke darüber nach:

F: Bei der Überprüfung der Spesenabrechnung eines Mitarbeitenden fiel mir auf, dass die Angaben zur Unterkunft ungewöhnlich aussahen. Es war nur der Name der Ferienwohnung ohne Adresse oder Kontaktinformationen angegeben und es gab einen Pauschalpreis pro Nacht ohne Steuern und Gebühren. Auf der Quittung war zudem eine Reihe von X-Zeichen zu erkennen, wo normalerweise ein Teil der Kreditkartennummer zu sehen ist. Als ich den Mitarbeitenden darauf ansprach, gab er zu, dass die Wohnung ihm gehört und er die Quittung selbst ausgestellt hat. Er behauptete, jemand aus der Buchhaltung habe ihm vor Jahren gesagt, dass dies akzeptabel und billiger als ein Hotel sei. Sollte ich die Ausgabe genehmigen?

A: Nein. Mitarbeitenden ist es untersagt, dem Unternehmen die Nutzung ihres Eigentums, wie beispielsweise einer privaten Eigentumswohnung, ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung in Rechnung zu stellen. Dies wirft ernsthafte Bedenken in Bezug auf Selbstbereicherung, Interessenkonflikte und potenziellem Betrug auf. Vorherige informelle Gespräche ersetzen keine ordnungsgemäße Genehmigung. Bevor eine solche Vereinbarung als legitim angesehen werden kann, bedarf es einer dokumentierten Genehmigung durch den Chief Compliance Officer und den Chief Financial Officer. Du solltest diese Angelegenheit sofort zur Untersuchung und Beratung eskalieren.

Alles auf einen Blick

CP.0300.11 Richtlinie zur Betrugsbekämpfung

FN.0500.01 Spesenabrechnung

Wir tun das Richtige

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Denke darüber nach:

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