Zapobieganie oszustwom

Współpraca z klientami i partnerami biznesowymi rzadko ma charakter prostej transakcji. My nie możemy po prostu zeskanować kodu kreskowego, a oni nie mogą zapłacić kartą kredytową. Wydatki muszą być dokładnie udokumentowane, potwierdzone i zgłoszone. Czas pracy musi być rzetelnie odzwierciedlony w karcie czasu pracy każdego pracownika, a następnie dokładnie sprawdzony i zatwierdzony przez przełożonego. Każdy z nas ponosi odpowiedzialność za to, aby te rejestry były zgodne z prawdą.

Mężczyzna ubrany w kamizelkę wskazuje na ekran komputera, siedząc przy biurku, na którym stoi komputer osobisty.

Drogowskaz do sukcesu

Pomóż w prowadzeniu dokładnej dokumentacji, dbając o to, by wszystkie karty czasu pracy, raporty wydatków i faktury klientów były kompletne, rzetelne i terminowo składane.
Jeśli jesteś kierownikiem, nigdy nie naciskaj na pracownika, aby zmienił karty czasu pracy lub raporty dotyczące wydatków. Upewnij się, że pracownicy podlegający Twojemu nadzorowi korzystają z przysługujących im przerw i nigdy nie pracują po godzinach.
W razie potrzeby zachowaj dokumentację uzupełniającą i paragony.
Nigdy celowo nie naliczaj klientowi zbyt wysokich opłat za usługi. Jeśli odkryjesz, że przez pomyłkę naliczono zbyt wysoką opłatę, nie ignoruj tego. Zgłoś tę sytuację i podejmij kroki w celu naprawienia problemu.

Zastanów się

Pyt.: Podczas weryfikacji raportu wydatków pracownika zauważyłem(-am), że pozycja dotycząca zakwaterowania wyglądała nietypowo — podano tylko nazwę apartamentu bez adresu i danych kontaktowych, a stawka za pobyt była stała, bez podatków i opłat. Na rachunku widniał również ciąg znaków X w miejscu, gdzie zazwyczaj znajduje się fragment numeru karty kredytowej. Kiedy zapytałem(-am) o to pracownika, przyznał, że mieszkanie należy do niego i że sam sporządził rachunek. Twierdził, że kilka lat temu ktoś z działu księgowości powiedział mu, że jest to dopuszczalne, ponieważ jest tańsze niż hotel. Czy można zatwierdzić ten wydatek?

Odp.: Nie. Pracownicy nie mogą obciążać firmy kosztami korzystania z własnego mienia — takiego jak prywatne mieszkanie — bez wyraźnej, pisemnej zgody. Taka sytuacja rodzi poważne obawy dotyczące transakcji z samym sobą, konfliktu interesów i potencjalnego oszustwa. Wcześniejsze nieformalne rozmowy nie zastępują odpowiedniego upoważnienia. Aby takie rozwiązanie mogło zostać uznane za zgodne z prawem, wymagana byłaby udokumentowana zgoda zarówno Dyrektora ds. Zgodności, jak i Dyrektora Finansowego. Należy niezwłocznie zgłosić tę sprawę w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz uzyskania dalszych wytycznych.

Podsumowanie

CP.0300.11 Polityka przeciwdziałania oszustwom

FN.0500.01 Raportowanie wydatków

Postępujemy słusznie

Zapobieganie oszustwom

Drogowskaz do sukcesu

Zastanów się

Podsumowanie